Sist vedtatt av styret i støttegruppa: 25.02.2025
I Støttegruppa 25. juni tar vi personvern på alvor, og det er viktig for oss å være åpne og tydelige på hvordan vi behandler persondata.
1. Informasjonskapsler
For våre nettsider www.tjuefemtejuni.no bruker vi publiseringsverktøyet Shopify. For informasjon om hvordan Shopify benytter informasjonskapsler, se https://www.shopify.com/ph/legal/privacy/visitors.
2. Behandlingsansvarlig
Daglig leder er på vegne av Støttegruppa 25. juni behandlingsansvarlig for organisasjonens behandling og oppbevaring av personopplysninger.
3. Personopplysninger som lagres
Vi lagrer og oppbevarer personopplysninger om:
Medlemmer
Navn, adresse, mobil/telefonnummer, e-postadresse, kjønn og fødselsdato. I tillegg lagrer vi informasjon om type medlemskap og eventuell betaling for støttemedlemskap.
Vi benytter Hypersys medlemssystem for å ivareta IT-sikkerhet og personvern for opplysninger om medlemmer. Se www.hypersys.no
Ansatte
Informasjon om den ansatte og arbeidsforholdet: Søknad på stilling(er), CV, attester og vitnemål, arbeidsavtale, dokumenter om pensjonsforhold og lønnsplassering, særskilte avtaler i arbeidsforholdet, permisjoner, evt. korrespondanse om fratredelsen og gjenpart av sluttattest.
Informasjon om den ansatte og arbeidsforholdet lagres i personalmapper på organisasjonens Google-disk. Kun styreleder og kontorsjef har tilgang til diskområdet der personalmappene ligger.
Informasjon om lønn, arbeidstid, fravær etc: Navn, adresse, telefonnummer, fødselsnummer (evt. D-nummer), navn og kontaktinformasjon til nærmeste pårørende, stillingsbetegnelse, yrkesopplysninger som etter overenskomst eller tariffavtale som har betydning for lønns- og arbeidsvilkår, lønns- og provisjonsopplysninger, kontonummer, pensjonsopplysninger, trekk- og skatteopplysninger, ansettelses- og sluttdato, sluttårsak, fraværsdato, type fravær og varighet.
Informasjon om lønn, arbeidstid, fravær etc. lagres i lønns- og regnskapssystemet. Vi benytter Tripletex regnskapssystem. Se www.tripletex.no.
Tillitsvalgte
Navn, adresse, mobil/telefonnummer, e-postadresse, fødselsnummer og kontonummer.
Informasjon om tillitsvalgte lagres i et register opprettet i Excel og som lagres på organisasjonens Google-disk.
Frivillige
Navn, adresse, mobil/telefonnummer, e-postadresse, evt. informasjon om arrangementer de deltar på og bidrar til som frivillige.
Informasjon om frivillige lagres i et register opprettet i Excel og som lagres på organisasjonens Google-disk.
Samarbeidspartnere
Navn, mobil/telefonnummer, e-postadresse, stillingstittel.
4. Formål med behandlingen
Vi behandler og oppbevarer personopplysningene for å kunne gjennomføre våre forpliktelser og avtaler med medlemmer, ansatte, tillitsvalgte, frivillige og samarbeidspartnere.
Vi benytter også opplysningene for å kunne gi relevant informasjon til medlemmer samt sende invitasjoner til aktiviteter og arrangementer til medlemmer og samarbeidspartnere. Medlemmer kan når som helst reservere seg fra å motta informasjon på e-post og SMS fra oss ved å sende e-post til post@tjuefemtejuni.no.
5. Grunnlag for behandlingen
Personopplysninger benyttes for å oppfylle våre forpliktelser overfor medlemmer samt avtaler med ansatte, tillitsvalgte, frivillige og samarbeidspartnere. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningens artikkel Art 6 (b).
Der vi har samtykke til det benyttes også opplysningene til å gi medlemmer informasjon via e-post, SMS og sosiale medier. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6 (a).
6. Utlevering av opplysninger til tredjeparter
Vi vil ikke dele, selge, overføre eller på annen måte utlevere personopplysninger til andre, med mindre vi er rettslig forpliktet til det.
7. Sletting av personopplysninger
Opplysninger vi har mottatt i forbindelse med inngåelse av medlemskap lagres i vårt medlemsregister i 1 år etter utmelding. Etter 1 år uten aktivt medlemskap vil medlemshistorikk anonymiseres.
8. Rettigheter for den registrerte
Vi behandler og oppbevarer personopplysninger i henhold til Personvernforordning (GDPR) og ny Personopplysningslov fra mai 2018, i tillegg til endringer i markedsføringsloven fra 1.1.2018. Alle registrerte kan kreve innsyn i og flytting av egne personopplysninger, samt kreve retting eller sletting av opplysninger.
9. Personvernombud
Støttegruppa 25. juni har ikke personvernombud. Bakgrunnen for denne vurderingen er at vår hovedvirksomhet ikke er behandling av personopplysninger, og at vi verken behandler personopplysninger i stor skala eller håndterer sensitive personopplysninger. For spørsmål om personvern send e-post til: post@tjuefemtejuni.no
10. Informasjonssikkerhet
Vi sikrer dine personopplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll, samt ved kryptering av deler av avgitte opplysninger.
11. Kontaktinformasjon
Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sendes skriftlig til følgende adresser:
Epost: post@tjuefemtejuni.no
Støttegruppa 25. juni
c/o Norges Handikapforbund
Postboks 9217 Grønland
0134 Oslo
